Aanvragen bruikleen

Stichting Musea Zutphen exploiteert het Stedelijk Museum Zutphen en Museum Henriette Polak. De Stichting kent een ruimhartig bruikleenbeleid. Om het bruikleenverkeer in goede banen te leiden, hebben we de volgende regels opgesteld:

1. Een bruikleenaanvraag moet liefst minimaal drie maanden voor de ingangsdatum van de bruikleen worden ingediend. Indien deze termijn onhaalbaar blijkt, kunt u contact opnemen of er desondanks mogelijkheden zijn om uw aanvraag te honoreren.
2. Alleen schriftelijke bruikleenaanvragen worden in behandeling genomen. U kunt uw aanvraag richten aan:

Stichting Musea Zutphen
t.a.v. Paulo Martina, directeur
Kuiperstraat 13, 7201 HG Zutphen

Of digitaal: paulomartina@museazutphen.nl, met een CC aan mariekedejongh@museazutphen.nl, collectiebeheerder Stichting Musea Zutphen

3. Kosten voortvloeiend uit de bruikleen (bijvoorbeeld conditierapporten, verpakking) worden aan u doorberekend. Eventuele restauratiekosten kunnen in goed overleg worden gedeeld.

Prijslijst

• Opstellen conditierapport: € 50,- per rapport
• Kosten verpakkingen niet groter dan 40X40X40 cm: € 5,-
• Kosten verpakking groter dan 40X40X40 cm: € 10,-

4. Indien de bruikleenaanvraag in behandeling is genomen en de bruikleengever besluit de bruikleenaanvraag alsnog (deels) in te trekken, worden alle reeds gemaakte kosten aan de bruikleenvrager doorberekend.

Meer informatie kunt u opvragen bij Marieke de Jongh: mariekedejongh@museazutphen.nl.

5. Uw bruikleenaanvraag dient de volgende informatie te bevatten:

• Naam en adres van de instelling die de bruikleen aanvraagt contactpersoon (naam, functie, telefoon, postadres, e-mail)
• Actueel faciliteitenrapport van de instelling
• Reden van aanvraag (tentoonstelling, onderzoek, etc.)
• Korte beschrijving van het projecttentoonstellingsperiode(n), -naam en –plaats
• Objectenlijst (liefst met inventarisnummer)
• Opstellen conditierapport: € 50,- per rapport
• Kosten verpakkingen niet groter dan 40 x 40 x 40 cm: € 5,-
• Kosten verpakkingen groter dan 40 x 40 x 40 cm: € 10,-

Voorwaarden

De volgende bruikleenvoorwaarden worden door ons gehanteerd:

Artikel 1. Duur overeenkomst 

1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van de bruikleenperiode, zoals hierboven genoemd.
2. Een gemotiveerde aanvraag voor verlenging van de duur van een bruikleenovereenkomst dient uiterlijk 2 weken voor het verstrijken van de overeenkomst bij de bruikleengever te worden ingediend.

Artikel 2. Verplichtingen van de bruikleennemer

1. Bruikleennemer is verplicht als een goed huisvader voor de bruikleen te zorgen en de nodige maatregelen te nemen welke uit veiligheids- en conserveringsoverwegingen noodzakelijk zijn, e.e.a. zoals vastgesteld in deze overeenkomst en ter beoordeling van de bruikleengever.
2. Bruikleengever kan bijzondere voorwaarden stellen ten aanzien van de te treffen maatregelen.

Artikel 3. Kosten

1. Alle kosten van verzekering, transport, verpakkingen, begeleiding en alle overige kosten ter zake van de bruikleen zijn voor rekening van bruikleennemer, tenzij anders is overeengekomen.

Artikel 4. Aansprakelijkheid, verzekering en schade

1. Bruikleengever is aansprakelijk voor vermissing, geheel verloren gaan van en voor alle materiële schade aan de bruikleen die, door welke oorzaak ook, ontstaat of blijkt te zijn ontstaan tijdens de bruikleenperiode.
2. Bruikleennemer verplicht zich de bruikleen te verzekeren tegen “All Risk”, van spijker tot spijker voor de door bruikleengever per object aangegeven waarde(n). Desgevraagd zendt bruikleennemer vóór het transport een bewijs van verzekering (verzekeringspolis) aan bruikleengever.
3. Bruikleennemer dient bruikleengever onmiddellijk (telefonisch en schriftelijk) op de hoogte te stellen van verlies of beschadiging van de bruikleen en met hem te overleggen over te nemen maatregelen.
4. Waardevermindering wordt bij het vaststellen van de omvang van de schade eveneens in aanmerking genomen en gecompenseerd.
5. Alle informatie betreffende verzekerde waarden wordt als strikt vertrouwelijk beschouwd en mag niet aan derden worden verstrekt.
6. Uitkeringen aan bruikleengever op grond van de verzekering heffen aansprakelijkheid, als bedoeld in het eerste lid, van bruikleennemer op.

Artikel 5. Verpakking en transport

1. De wijze van verpakking en transport worden door bruikleengever bepaald.
2. Bruikleengever kan een firma voorschrijven die met het transport belast dient te worden.
3. Indien niet anders is overeengekomen dient de bruikleen bij terugzending op dezelfde wijze verpakt te worden als bij de heenreis.
4. Heen- en terug transporten dienen in de regel maximaal 1 week voor- en na de sluitingsdatum van de tentoonstelling plaats te vinden. Minimaal 2 weken vóór de voorgenomen transportdatum dient bruikleengever met bruikleengever in contact te treden over de gewenste transportdatum.
5. Bruikleennemer is gehouden de conditie van de bruikleen aan de hand van conditierapporten, te controleren bij uitpakken aan het begin, en bij inpakken aan het einde van de tentoonstellingsperiode. Bruikleengever controleert tevens de conditie van de bruikleen bij terugkeer in het Stedelijk Museum Zutphen of Museum Henriette Polak.

Artikel 6. Voorwaarden ten aanzien van het tentoonstellen, hanteren en de bewaarcondities

1. De bruikleen wordt onder geen voorwaarde ter hand gesteld aan derden voor onderzoek of andere doeleinden.
2. De tentoonstellingsruimte dient vóór het plaatsen van de bruikleen schoon en klaar voor gebruik te zijn.
3. De eisen die gesteld worden aan het binnenklimaat en de verlichting in de tentoonstellings- en opslagruimten worden vastgesteld door de bruikleengever. De volgende eisen worden voor de tentoonstellings- en opslagruimten in ieder geval in acht genomen:
4. Relatieve luchtvochtigheid en temperatuur zo constant mogelijk: 53% +/- 5%; T 20⁰C +/- 2⁰C.
5. Lichtsterkte: max. 200 lux (o.a. schilderijen), max 50 lux (o.a. werken of papier en textiel).

UV-waarde: max.10 μW/lumen.

4. Zie voor de specifieke eisen per object het opgestelde conditierapport.
5. Klein formaat objecten dienen te worden opgesteld in afsluitbare vitrines en de ruimte waarin de objecten worden geëxposeerd of opgeborgen, dient zowel overdag als ’s nachts voldoende te zijn beveiligd tegen diefstal, inbraak, brand, storm- en waterschade/overstroming.
6. Voorwerpen die niet in een vitrine worden geplaatst, dienen op veilige afstand van het publiek tentoongesteld te worden.
7. Ingelijste prenten en tekeningen mogen zonder toestemming van de bruikleengever niet worden uitgelijst.
8. Zonder toestemming van bruikleengever mogen geen restauraties of andere conserveringshandelingen aan de bruikleen worden uitgevoerd. Normaal onderhoud, benodigd om de objecten in goede conditie te houden of achteruitgang in conditie te voorkomen, is in overleg toegestaan.
9. In bijzondere gevallen kan, in overleg met de bruikleengever, van bovenstaande eisen worden afgeweken.
10. Bruikleengever behoudt te allen tijde het recht van toegang tot (ieder object behorend tot) de bruikleen.
11. Bruikleengever heeft de bevoegdheid om bij gebleken onzorgvuldigheid of ondeskundigheid van bruikleennemer ter plaatse de bruikleenovereenkomst ongedaan te maken. Eventuele reis- en verblijfkosten in verband met inspectie of met begeleiding worden door de bruikleennemer vergoed.

Artikel 7. Fotografie

1. 1. Het is niet toegestaan de bruikleen zonder toestemming te (laten) fotograferen of te filmen, met uitzondering van overzichtsfoto’s c.q. algemene film/tv-opnamen van de tentoonstelling.
   2. Fotomateriaal van de bruikleen kan worden aangevraagd bij de afdeling collectiebeheer van het museum. Indien er geen (goede) foto beschikbaar is, worden de kosten voor het vervaardigen van een nieuwe foto in rekening gebracht bij de bruikleennemer.

Artikel 8. Catalogus en/of andere publicaties

1. Bruikleengever ontvangt, zonder kosten, een exemplaar van de catalogus of andere (digitale) publicaties die de tentoonstelling begeleiden.

Artikel 9. Naamsvermelding

1. Bruikleengever wordt in de catalogus, andere publicaties (in druk of digitale vorm) en op tekstbordjes respectievelijk vermeld als: Collectie Stedelijk Museum Zutphen, of Collectie Museum Henriette Polak

Artikel 10. Tussentijdse beëindiging

1. Bruikleengever is bevoegd tussentijds de bruikleenovereenkomst zonder opzegtermijn te beëindigen en van de bruikleennemer onmiddellijke teruggave van de objecten te verlangen, indien bruikleennemer; de objecten verwaarloost, misbruikt, voor een ander doel gebruikt dan waarvoor deze zijn aangevraagd, de tentoonstelling beëindigt of indien bruikleennemer op enigerlei andere wijze in strijd met deze overeenkomst handelt.

Artikel 11. Toepasselijk recht

1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.